Hướng dẫn sử dụng Dashboard cho Nhà tuyển dụng

Chào mừng bạn đến với Dashboard dành cho Nhà tuyển dụng. Đây là nơi bạn quản lý toàn bộ hoạt động tuyển dụng, đăng tin và tương tác với ứng viên một cách hiệu quả.

1. Tổng quan

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến trang User Dashboard, nơi hiển thị nhanh các thông tin:

• Số lượng công việc đã đăng (Posted Jobs)
• Số lượng ứng viên đã ứng tuyển (Application)
• Ứng viên đang xem xét (Review)
• Ứng viên được chọn vào danh sách rút gọn (Shortlisted)

2. Menu bên trái (Sidebar)

Thanh menu bên trái giúp bạn truy cập các tính năng chính:

User Dashboard

• Xem tổng quan hoạt động tài khoản
• Theo dõi hiệu suất tuyển dụng

a) Thống kê ứng tuyển Applications statistics

Phần này hiển thị các chỉ số quan trọng giúp bạn nắm bắt nhanh tình hình tuyển dụng

• Posted Jobs: Tổng số job đã đăng
• Applications: Tổng số ứng viên
• Review: Ứng viên đang xem xét
• Shortlisted: Ứng viên đã chọn

b) Biểu đồ Page Views

Biểu đồ này thể hiện số lượt xem job theo thời gian.

Bạn có thể:

• Lọc theo từng job cụ thể
• Chọn khoảng thời gian (ví dụ: 15 ngày)

Số lượt xem cao thường đồng nghĩa job của bạn hấp dẫn và dễ tiếp cận hơn.

c) Thông báo Notifications

Khu vực bên phải hiển thị cập nhật mới nhất:

• Có ứng viên mới apply
• Cập nhật trạng thái
• Thay đổi lịch phỏng vấn

Giúp bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

d) Danh sách Ứng viên vừa ứng tuyển Recent Applicants

Tại mỗi hàng Ứng viên, bạn có thể thao tác:

• Download CV: tải CV về máy tính
• Approve Application: Duyệt hồ sơ ứng tuyển
• Reject Application: Từ chối hồ sơ ứng tuyển
• Create Meeting: Tạo email mời phỏng vấn
• Remove: Xoá hồ sơ ứng tuyển

Nếu hồ sơ được duyệt/ từ chối/ mời phỏng vấn, hệ thống sẽ gửi email tự động thông báo kết quả cho ứng viên.

Profile

• Cập nhật thông tin công ty:
  • Tên công ty
  • Địa điểm
  • Mô tả
  • Logo, ảnh bìa, link giới thiệu về công ty
  • Các link website và mạng xã hội của công ty
  • Năm thành lập
  • Quy mô
  • Số điện thoại
  • Email
• Hồ sơ đầy đủ sẽ giúp thu hút ứng viên chất lượng hơn

My Jobs

• Quản lý tất cả job đã đăng
• Xem trạng thái của job (Published / Processing/ Pending Payment…)
• Chỉnh sửa (Edit), xoá (Remove) hoặc đóng/mở job (Mark filled/ Open)

Submit Job

• Đăng tin tuyển dụng mới
• Chọn Gói đăng tin Package đã mua để sử dụng tiếp lượng (quota) job còn lại
• Nhập các thông tin:
  • Tiêu đề công việc Job title
  • Mô tả Job Description: NTD cần ghi rõ:- Mô tả công việc – Yêu cầu công việc – Chính sách phúc lợi – Quy trình phỏng vấn
  • Danh mục Category 
  • Loại hình Job type (Fulltime/ Parttime/ Freelance/ Internship..)
  • Phương thức ứng tuyển Job apply type
    • Internal: Nộp hồ sơ qua website itworks.asia
    • External Apply URL: Nộp hồ sơ tại website khác của Nhà tuyển dụng (NTD) → Nhập đường link ứng tuyển
    • Khuyến cáo các NTD chọn phương thức Internal để có thể dễ dàng quản lý hồ sơ ứng viên trọng hệ thống itworks.asia và tận dụng các tính năng thu thập thông tin sơ bộ về như mức lương mong đợi, lý do ứng tuyển, ngày có thể bắt đầu làm việc cũng như tự động gửi email từ chối, duyệt CV shortlist, gửi thư mời phỏng vấn/ thay đổi lịch phỏng vấn/ thông báo huỷ phỏng vấn … thông qua website.
    • Hình thức trả lương Salary Type: Monthly, Weekly, Daily, Hourly, Yealy (Theo tháng, theo tuần, theo ngày, theo giờ, theo năm)
    • Mức lương tối thiểu Min Salary: chỉ nhập số,VND, gross
    • Mức lương tối đa Max Salary: chỉ nhập số, VND, gross
    • Kinh nghiệm Experience
    • Cấp bậc Level
    • Bằng cấp Qualification
    • Hạn nộp hồ sơ ứng tuyển Application Deadline Date
    • Địa điểm làm việc Address
    • Vị trí Location (Thành Phố) (Nếu job Remote chỉ áp dụng cho UV tại một tỉnh/thành phố, chọn địa điểm làm việc là tỉnh/thành phố đó và Location là Remote)
    • Thời gian làm việc Working time
• Sau khi submit, job sẽ được kiểm duyệt và hiển thị trên hệ thống

Applicants Jobs

• Xem danh sách ứng viên đã apply theo từng job
• Thực hiện các hành động:
  • Create Meeting: Tạo thư mời phỏng vấn
  • Approve: Duyệt CV
  • Reject: Từ chối CV
  • Download CV: Tải CV
  • Remove: Xoá ứng viên

Create Meeting

• Time Durations: nhập số phút
• Interview Venue: Nhập địa chỉ phỏng vấn offline
• Google Meeting Link: Dán đường link phỏng vấn online Google Meet
• Nếu bạn muốn hệ thống tự tạo link phỏng vấn qua Zoom (không cần dán link Google Meet) và tự hiển thị trong email mời phỏng vấn, vui lòng liên hệ bộ phận Hỗ trợ để set up tích hợp Zoom Meeting vào account của bạn. Lưu ý, các cuộc gọi qua Zoom sẽ hạn chế tối đa 40 phút/lần. Nếu phỏng vấn có nhiều người tham gia cùng, bạn có thể copy link phỏng vấn và gửi cho các thành viên khác. (Hiện tại tính năng tích hợp Zoom Meeting chỉ áp dụng cho gói VIP)

Shortlist Candidates

• Danh sách ứng viên tiềm năng đã chọn
• Dễ dàng quay lại để xử lý tiếp:
  • View Profile: Xem Profile Ứng viên
  • Message: Nhắn tin cho Ứng viên
  • Delete: Xoá Ứng viên khỏi list

Candidate Alerts

• Thông báo khi có ứng viên phù hợp

Packages

• Quản lý gói dịch vụ tuyển dụng
• Kiểm tra số lượng job đã đăng tuyển và lượng job còn lại

Messages

• Nhắn tin trực tiếp với ứng viên
• Quản lý toàn bộ hội thoại

Meetings

• Theo dõi lịch hẹn phỏng vấn với ứng viên
• Thực hiện meeting qua Zoom với ứng viên (nếu account đã được tích hợp tính năng này). Tối đa 40 phút/cuộc gọi.
• Sửa đổi lịch phỏng vấn ứng viên (Reschedule)
• Xem tình trạng lịch hẹn (Confirmed/ Cancelled) (Ứng viên đã xác nhận/ Đã huỷ) (hệ thống sẽ gắn nhãn Confirm màu xanh và Cancelled màu đỏ bên cạnh tiêu đề job)
• Thực hiện các hành động:
  • Message: Nhắn tin cho Ứng viên
  • Confirm: Xác nhận lịch phỏng vấn nếu Ứng viên điều chỉnh lịch
  • Re-schedule: Điều chỉnh lịch phỏng vấn -> hệ thống sẽ gửi lịch mới cho Ứng viên -> Ứng viên có thể confirm/ reschedule meeting -> NTD nhận email xác nhận tham gia của UV hoặc xác nhận đồng ý lịch mới nếu UV điều chỉnh lại lịch phỏng vấn.
  • Delete: Xoá phỏng vấn
  • Cancel Meeting: Huỷ phỏng vấn

Change Password

• Đổi mật khẩu tài khoản

Delete Profile

• Xoá tài khoản nhà tuyển dụng

Logout

• Đăng xuất khỏi hệ thống

3. Các mẫu email

Email NTD nhận khi Ứng viên ứng tuyển qua website itworks.asia

Email cập nhật tình trạng CV được duyệt

Email cập nhật tình trạng CV bị từ chối

Email mời phỏng vấn

Email thông báo Ứng viên Confirm lịch phỏng vấn

Email thông báo Nhà Tuyển dụng / Ứng viên điều chỉnh lịch phỏng vấn

Email thông báo: Ứng viên huỷ lịch phỏng vấn

Email thông báo: Nhà tuyển dụng huỷ lịch phỏng vấn

4. Mẹo tuyển dụng hiệu quả

• Viết mô tả công việc rõ ràng, range lương cụ thể, quy trình phỏng vấn
• Cập nhật hồ sơ công ty đầy đủ
• Phản hồi ứng viên nhanh chóng
• Kiểm tra ứng viên thường xuyên
• Sử dụng shortlist để quản lý ứng viên tốt hơn

5. Hỗ trợ

Nếu bạn gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ tại hotline: (84) 0986-800-990 or info@itworks.asia